Como criar um plano de continuidade de negócios em 5 passos

Ter um plano de continuidade de negócios (PCN) é essencial para a sua empresa. Nós nunca pensamos que um desastre pode acontecer com o nosso empreendimento, mas a verdade é que todos os negócios estão sujeitos a ele. Estar preparado para essa dificuldade vai te ajudar a lidar melhor com qualquer imprevisto.

Para que a sua organização consiga contornar um desastre, você precisa ter um plano ou planejamento. Um exemplo interessante é a empresa de marketing Gaille Media, que armazenou todos os seus dados em uma nuvem e possibilitou que todos trabalhassem de casa depois que um tornado invadiu o Texas, nos Estados Unidos, e arruinou o escritório de trabalho.

Está vendo como ter um plano de continuidade de negócios é importante? Bem, se você quer se preparar para o que der e vier, assim como a Gaille Media, acompanhe os próximos tópicos:

• O que é um plano de continuidade de negócios;
• Por que você deveria ter um plano de continuidade de negócios;
• Como criar um plano de continuidade de negócios em 5 passos.

Leia mais para entender!

O que é um plano de continuidade de negócios?

Um plano de continuidade de negócios visa orientar e instruir as ações da empresa frente a catástrofes ou desastres, sejam eles causados por um incêndio, inundação, tornado ou então ataque cibernético. Esse plano procura organizar processos, recursos humanos, ativos, dentre outras coisas que devem ser seguidas em uma situação de desastre.

Não importa se você tem uma grande ou pequena empresa. Um plano de continuidade de negócios vai te ajudar a responder mais rápido em períodos de disrupção e minimizar os impactos negativos no seu negócio. Sem esse recurso, você corre o risco de ficar muito tempo sem vender e ganhar seu sustento.

Por que você deveria ter um plano de continuidade de negócios?

Atualmente, no cenário de pandemia global onde nos encontramos, ter um PCN pode fazer toda a diferença. Muitas empresas já fecharam as suas portas frente à crise do COVID19. Apenas aquelas que realmente estavam preparadas conseguiram lidar bem com os obstáculos da pandemia.

Vejamos portanto quais os benefícios desse plano e por que você deve desenvolver ele.

Mantimento das operações da empresa

Com um plano de continuidade de negócios, as operações da sua empresa continuam normalmente. Desse modo, você minimiza perdas financeiras, evita muitas demissões e reforça sua relação de estabilidade com seus colaboradores e consumidores.

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Proteção da sua imagem e reputação

Muitas vezes, em períodos de desastres, as empresas não conseguem atender bem seus clientes, já que elas estão lutando com todas as forças para sobreviver. Na pandemia atual, por exemplo, as empresas aéreas do Brasil não atendem telefonemas, deixam clientes esperando e têm dificuldades para trocar passagens e fazer reembolso. Como resultado, as pessoas estão se revoltando.

Um PCN vai evitar que você suje sua imagem com essas más práticas, afinal, você estará preparado para fazer uma boa gestão de crise.

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Vantagem competitiva

As pessoas estão constantemente prestando atenção nas empresas quando crises acontecem. Isso acontece porque o público quer ver como você vai reagir. Os desastres despertam o que há de pior no ser humano, então, seus clientes vão querer saber: a sua empresa vai querer lucrar a todo custo? Vai enganar os clientes ou vai atendê-los de forma ainda mais transparente? Vai apoiar causas sociais?

Ter um plano de continuidade de negócios fará com que você esteja muito mais preparado do que seus concorrentes e, com isso, a sua marca vai passar mais confiança e transparência para as pessoas.

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Como criar um plano de continuidade de negócios em 5 passos

Criar um plano de continuidade de negócios vai tornar sua empresa mais resiliente e resistente a desastres. Veja um passo a passo completo pra você começar a fazer o seu!

1. Identifique os objetivos do plano

Um PCN deve se estender muito além das suas áreas de informação, tecnologia e TI. Ele deve ser aplicado em todos os setores, como recursos humanos, operações, relações públicas, marketing, contabilidade e outras. No entanto, cada empresa é única. Então, você deve estabelecer seus objetivos e propósitos com o plano.

Esses objetivos te ajudam a administrar riscos e processos de recuperação.

2. Crie um time de emergência

É imprescindível ter uma equipe de emergência com gestores que saibam o que estão fazendo. Então, determine quem será o líder dessa equipe, para que ele possa tomar decisões em momentos de necessidade.

3. Faça uma avaliação de risco e uma análise de impacto comercial

Ao fazer um BIA (business impact analysis), você identifica os pontos de ameaça da sua empresa e analisa cada um deles. Por isso, documente todos os problemas encontrados e discuta com a equipe quais impactos a empresa sofreria caso determinados serviços e funções fossem eliminados.

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4. Crie um plano para cada função e serviço

Para cada função e serviço da sua empresa, você precisa ter um plano de ação. Como a sua estratégia de comunicação e marketing vai seguir no caso de um desastre? Quais alterações você fará na área de suporte ao cliente? Como a empresa vai agir se algum fornecedor fechar as portas e parar suas operações?

Veja então alguns exemplos de setores que você deve considerar em um plano de continuidade de negócios:

• Marketing e comunicação;
• Vendas;
• Financeiro;
• Atendimento e suporte ao cliente;
• RH;
• Inventório;
• Remessa (no caso de ecommerces).

5. Treine os colaboradores e revise o plano

Por fim, chegou a hora de apresentar o seu plano de continuidade de negócios aos colaboradores, gestores, investidores e fornecedores. Desse modo, todos ficam a par do planejamento. Além disso, é preciso treinar as suas equipes e colaboradores para que eles estejam bem preparados frente a um desastre.

Depois que fizer isso, revise e faça ajustes se houver quaisquer erros. Atente-se aos seguintes fatores na hora de revisar:

• Criação de uma política de emergência;
• Impactos nos colaboradores e consumidores;
• Comunicação interna e externa;
• Níveis de risco que ameaçam a empresa;
• Recursos financeiros que podem ser usados frente a um desastre;
• Parceiros externos que podem trabalhar em conjunto com você para o benefício de todos.

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O que é BSC (Balance Scorecard) e por que ele importa para o futuro da sua empresa?

Referências:

How to create an effective business continuity plan

Ecommerce Business Continuity Planning: 7 Steps to Assess Risk and Plan for the Unexpected