Os departamentos de marketing e as agências de comunicação sempre estão atarefados com dezenas de projetos em andamento e diversas etapas a serem cumpridas. Além disso, o trabalho é feito em equipe e, se cada indivíduo não entende quais são seus objetivos e processos, fica difícil fazer as entregas no prazo. É aí que entra a gestão de projetos de marketing.
O trabalho em equipe é um desafio: basta que uma pessoa saia da pista para que todo o projeto comece a andar em ziguezague. Por isso, a organização e a sistematização das estruturas é essencial. Sem a gestão de projetos de marketing, é impossível desenvolver um projeto que alcance os resultados esperados.
Se você quer entender melhor como o gerenciamento de projetos e tarefas pode beneficiar a sua equipe, então acompanhe:
- O que é gestão de projetos de marketing?
- Qual a função de um gestor de projetos?
- As 5 fases da gestão de projetos.
Vem com a gente!
O que é a gestão de projetos de marketing?
O que é a gestão de projetos de marketing?A gestão de projetos é necessária para estruturar e sistematizar planos, tarefas e propostas, propiciando assim um maior controle sobre tudo o que acontece durante o desenvolvimento do escopo. Segundo o livro Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), a gestão de projetos gerencia desde o time até as tarefas e ferramentas.
Sem a gestão de projetos de marketing, você estará com os olhos vendados, afinal, é preciso administrar e mapear todos os processos para que haja organização e otimização do tempo. Do contrário, a equipe pode acabar andando a esmo, indo e voltando para as mesmas tarefas e até mesmo perdendo prazos.
Conheça então as 5 fases pelas quais todo o projeto passa durante seu ciclo de vida:
- Início;
- Planejamento;
- Execução;
- Monitoramento;
- Fechamento.
Nós falaremos sobre cada uma delas mais abaixo.
Qual a função de um gestor de projetos?
Qual a função de um gestor de projetos?Antes de mais nada, o gestor de projetos é a pessoa que lidera a equipe e trabalha em conjunto com ela. Um bom gestor deve fazer o gerenciamento de multitarefas, designar atribuições para cada membro da equipe, controlar prazos e desenvolver habilidades interpessoais. Portanto, ele deve ter qualidades de organização e liderança.
A função de um gestor é, muitas vezes, temporária. O seu objetivo principal é gerar valor para a empresa através da contribuição com projetos especiais e complexos.
As 5 fases da gestão de projetos
Segundo a metodologia PMBOK, existem 5 fases essenciais na gestão de projetos de marketing. Veja o roteiro abaixo para se guiar:
1. Início do Projeto
Nessa primeira fase, a equipe deve definir o projeto e desenvolver um case de negócios. Assim, o gestor de projetos deve tomar as seguintes atitudes:
- Criar um nome para o projeto;
- Realizar um estudo de viabilidade;
- Selecionar os colaboradores mais indicados para o projeto;
- Escolher as ferramentas de gestão dos processos.
Ao final desse estágio, portanto, o gestor deve entender quais são os objetivos, propósitos, metas e riscos do projeto.
2. Planejamento
Para que a gestão do projeto de marketing seja um sucesso, é preciso planejar e definir um roteiro para que todos estejam bem alinhados. Nesse momento, dois métodos principais podem ser adotados: o método S.M.A.R.T ou C.L.E.A.R. Ambos são usados para criar objetivos e metas.
Veja um pouco mais sobre cada um deles:
S.M.A.R.T
O método S.M.A.R.T é uma ótima opção para garantir a mensuração dos objetivos. A sua sigla significa Specific, Measurable, Attainable, Realistic e Timely, características que formam suas fases:
- Specific (Específico): responda às questões “quem, o quê, onde, quando, quais e por quê”;
- Measurable (Mensurável): defina as métricas que vão analisar o sucesso de cada objetivo;
- Attainable (Alcançável): identifique os objetivos mais essenciais e como eles podem ser alcançados;
- Realistic (Realista): esse é o momento de trabalhar para cumprir os objetivos;
- Timely (Temporal): crie um prazo para atingir cada meta.
C.L.E.A.R
O método C.L.E.A.R, no entanto, é um pouco diferente. Isso porque ele é focado nos ambientes acelerados dos negócios atuais e sua sigla corresponde às seguintes características: Collaborative, Limited, Emotional, Appreciable e Refinable.
- Collaborative (Colaborativo): os colaboradores devem trabalhar em conjunto para atingir os objetivos;
- Limited (Limitado): as metas devem ter um escopo limitado e um tempo específico de duração;
- Emotional (Emotivo): os objetivos devem tocar o coração dos funcionários e formar uma conexão emocional;
- Appreciable (Considerável): os objetivos grandes devem ser divididos em tarefas menores para que eles sejam cumpridos rapidamente;
- Refinable (Aprimorável): conforme as situações surgirem, você pode ser flexível e redefinir os objetivos.
É claro que, além desses dois métodos, há outras técnicas, como por exemplo o OKR.
3. Execução
Nessa fase, é a hora da mão na massa. Geralmente, ela começa com uma reunião kick off, onde cada integrante do time saberá quais são suas atribuições. Além disso, relatórios de progresso, outras reuniões e updates de desenvolvimento devem ser feitos.
Veja algumas tarefas encontradas na execução:
- Executar os planos de gestão de projetos de marketing;
- Atribuir funções;
- Fazer meetings de situação;
- Atualizar o cronograma;
- Desenvolver o time;
- Direcionar e gerenciar a execução;
- Modificar e reajustar planos, se necessário.
4. Monitoramento
A fase de monitoramento é essencial para que haja um controle sobre os resultados. O gestor precisa analisar se tudo está andando conforme planejado e, caso não esteja, um diagnóstico e alterações de plano podem ser feitos. As seguintes atividades são exercidas:
- Análise de performance;
- Gerenciamento de riscos;
- Gerenciamento de recursos;
- Mudanças de planos;
- Reuniões de verificação de andamento.
5. Fechamento
O fechamento ocorre quando o projeto é finalizado. Ele é entregue para o cliente em forma de apresentação, enquanto a equipe aguarda pela aprovação ou pelas alterações. Caso seja necessário algum reajuste, os colaboradores devem trabalhar para terminar essas pendências. Além disso, o gestor deve lançar um orçamento de marketing final e um relatório final.
É interessante que o gestor realize uma reunião na etapa de fechamento para assim avaliar os pontos altos e baixos do projeto e parabenizar a equipe.
Por fim, fica claro que a gestão de projetos de marketing é essencial para projetos mais complexos. A gestão ajuda a otimizar o tempo, a produção, a reduzir os riscos e a cumprir os prazos corretamente. Sem esse gerenciamento, as equipes trabalhariam no meio de uma bagunça enorme, podendo se perder e então entregar resultados insatisfatórios.
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