Business Process Management (BPM): qualificando o gerenciamento de processos de negócio

A concorrência no mercado não é brincadeira. Ter diferenciais competitivos, métodos ágeis e processos efetivos são fatores importantes para se destacar entre as empresas do seu setor. Nesse contexto, o Business Process Management (BPM) é uma disciplina capaz de trazer grandes mudanças.

Traduzido como Gestão de Processos de Negócio, a ideia é aprimorar os processos da organização para ganhar agilidade e aumentar a qualidade — já que esses dois aspectos são decisivos para o jogo da competitividade no mercado.

Empresas que têm gargalos e deficiências no funcionamento de seus processos enfrentam uma série de problemas. Muitas dessas vezes, uma única questão vira uma cascata de outros problemas que demandam tempo, recursos e custos.

Não à toa, o Business Process Management é uma área que está ganhando espaço nos últimos tempos.

Mas afinal, o que é BPM? Quais são os benefícios e como implantar? Confira as respostas neste post!

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O que é Business Process Management?

O Business Process Management (BPM) ou Gestão de Processos de Negócio, em português, é uma disciplina gerencial que envolve diversas áreas de conhecimento que, juntas, formam um conjunto estratégico de práticas criadas para promover a melhoria contínua de processos dentro de uma empresa.

De acordo com BPM CBOK® (Guia de Gerenciamento de Processos de Negócio Corpo Comum de Conhecimento ), que fornece uma visão geral sobre as áreas que devem ser desenvolvidas para sustentar o Business Process Management, a gestão de processos serve para:

• analisar;
• definir;
• executar;
• monitorar e;
• gerenciar com mais efetividade.

Sendo assim, é importante destacar que o BPM não é uma metodologia nem um conjunto de ferramentas. Por seu caráter multidisciplinar, é uma abordagem organizacional de gerenciamento adaptável.

O desenvolvimento do BPM se deu para que os processos sejam realizados de forma sistêmica para facilitar os processos dentro de uma empresa. As mudanças são criadas com o foco nas necessidades dos clientes, assim como a visão de crescimento competitivo no mercado.

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Como a implementação do BPM é feita nas empresas?

A implementação da gestão de processos passa por algumas etapas até estar plenamente pronta para fazer a diferença dentro da empresa. Acompanhe cada uma delas e entenda cada uma das fases do BPM.

Mapeamento de Processos

Como na implantação de qualquer nova estratégia, tudo começa com o mapeamento. Entender o contexto atual da empresa é o primeiro passo para entendê-los e, posteriormente, melhorá-los.

O mapeamento de processos implica na descoberta de todos os detalhes sobre o funcionamento da empresa. Quanto mais detalhes forem agregados, melhor. Além do processo em si, essa etapa envolve outros elementos, entre eles eventos, atores (pessoas responsáveis) e resultados.

Todos os pontos levantados e informações coletadas precisam ser documentadas e organizadas. É nesse primeiro contato em profundidade com a empresa que começam a se perceber os problemas, limitações e gargalos que atrapalham o crescimento do negócio — mas também ajustam aspectos como a estimativa de recursos para departamentos e outras resoluções.

Sendo assim, existem seis etapas para mapear os processos de uma organização:

• 1. Incluir e envolver as pessoas responsáveis por cada setor;
• 2. Fazer a identificação e listagem dos processos atuais;
• 3. Avaliar processos e propor melhorias;
• 4. Pensar em como serão os processos futuros;
• 5. Estabelecer as prioridades e investir em automação;
• 6. Monitorar os processos continuamente.

Padronizar processos

Uma vez levantados os processos e identificados os pontos de melhoria, chega a hora de organizar e formalizar as mudanças. Para isso, o BPM indica a criação de um padrão que deve ser seguido por todos na empresa.

A partir da padronização os colaboradores passam a entender exatamente suas funções e o que a organização espera deles. A formalização dos padrões faz com que todos possam ficar alinhados, mesmo que as tarefas sejam executadas por diferentes pessoas.

Ou seja, a criação do padrão nada mais é do que um modelo no qual a empresa busca alcançar a excelência operacional. Além do mais, padronizar processos facilita a execução das atividades, evita repetições e refações e ainda melhora os resultados.

Melhoria de Processos

O mapeamento e padronização de processos no Business Process Improvement são como reparos nos trabalhos já feitos pela empresa. Portanto, se tratam de melhorias e reparos que incrementam as tarefas em todas as hierarquias.

A clientes satisfeitos são como um termômetro que aponta se as experiências estão sendo positivas ou negativas. Quando a expectativa do público não é atendida, naturalmente o nível de satisfação cai.

Por isso, a implementação do BPM precisa analisar os processos atuais para ver o que pode ser aprimorado. Outro ponto é montar o fluxo de trabalho com a intenção de entregar valor ao cliente. Dessa forma, os resultados começam a aparecer, dentre eles a otimização de tempo, redução de custos, aproveitamento máximo de recursos e outros.

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Quais os benefícios de fazer o gerenciamento de processos?

O planejamento estratégico nas empresas é uma etapa fundamental para guiar ações. Somente a partir de um plano bem estruturado é que será possível atingir os objetivos da organização.

Nesse sentido, o Business Process Management coloca em prática as ações de acordo com o que foi definido após o mapeamento e padronização de processos. A partir disso, a organização começa a colher os frutos do BPM, entre eles podemos destacar:

• aumento da produtividade das equipes;
• redução de erros, falhas de comunicação e retrabalho;
• conformidade e segurança nos processos;
• colaboradores alinhados;
• otimização nas tarefas diárias;
• maior controle e visibilidade nos setores;
• melhora na experiência dos clientes;
• aumento na satisfação do público;
• redução no microgerenciamento;
• transparência nos processos;
• mais qualidade na execução das demandas;
• previsibilidade de performance;
• times mais motivados;
• processos mais ágeis e resultados mais rápidos;
• eficiência em todas as etapas;
• automação de tarefas.

Esse último benefício, a automação de tarefas, é uma das mais valiosas dentro das empresas. Atividades repetitivas são realizadas com mais rapidez e os colaboradores conseguem priorizar outros serviços, utilizam dados coletados e tomam melhores decisões — tudo isso com processos padronizados.

De maneira idêntica, o Business Process Management se utiliza da padronização para aumentar a eficiência. Dito isso, automação e BPM têm tudo a ver e um complementa o outro, melhorando processos da empresa.

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