Scrum – O que é, suas etapas e como funciona na prática

O Scrum é uma estrutura para gerenciamento de projetos com foco no trabalho em equipe, com responsabilidades e atividades em direção a uma meta bem definida.

Como essa estrutura incentiva as equipes a trabalharem juntas, elas aprendem através de experiências, se organizam enquanto trabalham em um problema e avaliam seus ganhos e perdas, com o objetivo de melhorar continuamente.

Além disso, diferentemente de outras metodologias, os projetos feitos na estrutura Scrum entregam novos recursos em poucas semanas, ao invés de focar em um grande lançamento para o futuro.

O que é Scrum?

Scrum é uma estrutura para gerenciamento de projeto de maneira ágil. Ela foi criada principalmente para projetos de desenvolvimento de software, cujo objetivo é disponibilizar novos recursos de software a cada 2 a 4 semanas.

Apesar de ser utilizada mais frequentemente por equipes de desenvolvimento de software, os princípios e fases do scrum podem ser aplicados a qualquer tipo de trabalho em equipe. Isso porque se trata de uma estrutura, ou framework, flexível e funcional, podendo ser adaptada aos problemas que diferentes equipes enfrentam, como de marketing, por exemplo.

Em resumo, Scrum é um framework de gerenciamento de projetos ágil, utilizado para descrever um conjunto de reuniões, ferramentas e funções para cada membro da equipe para ajudá-los a gerenciar seu trabalho.

Mas quais são os benefícios do Scrum?

De modo geral, os projetos que adotaram o Scrum em seu processo de desenvolvimento identificaram os seguintes benefícios:

• Melhor qualidade: o Scrum fornece a estrutura para feedback e discussão contínuos, garantindo que a qualidade seja a mais alta possível;
• Aumento do ROI: a diminuição do tempo para disponibilizar para o mercado algo é um dos principais motivos pelos quais os projetos Scrum têm um maior retorno por investimento. Como a receita e outros benefícios chegam mais cedo, o retorno obtido consequentemente será maior. Este é um dos princípios básicos para cálculo do VPL (valor presente líquido);
• Tempo reduzido de entregas: foi comprovado que o Scrum agrega valor ao cliente final de 30 a 40% mais rápido que os métodos tradicionais;
• Melhor dinâmica entre equipes: quando as equipes passam a assumir responsabilidades por projetos e produtos, elas podem gerar grandes resultados. As equipes colaboram e assumem a qualidade e desempenho do projeto por meio de participação e comunicação que vão sendo aprimoradas no decorrer do projeto;
• Funcionários mais satisfeitos: o autogerenciamento proporcionado pelo Scrum resulta em maior poder de decisão aos membros da equipe. Decisões que normalmente eram tomadas por um gerente ou diretor, o que gerava em muitas vezes, insatisfação por parte dos funcionários que estavam atuando diretamente no projeto.

Como aplicar Scrum no Marketing 

A aplicação de uma metodologia ágil no marketing tem se tornado mais frequente e se popularizando. À medida em que o marketing toma caminhos cada vez mais orientado a dados, muitas das práticas que eram utilizadas apenas no desenvolvimento de software passam a ser usadas para aprimorar as campanhas de marketing, conter os riscos e, por consequência, entregar campanhas de marketing mais eficazes.

Mas antes de entender a aplicação do Scrum no Marketing, vamos entender melhor como essa estrutura funciona.

Os componentes do Scrum

A estrutura que forma o Scrum é simplificada. São definidas algumas diretrizes gerais como: regras, papéis, artefatos e eventos. Entretanto, cada um desses componentes é de extrema importância em todo o desenvolvimento do projeto e é essencial para o sucesso manter todos os componentes da estrutura.

Os principais componentes do framework Scrum são:

1. Os papéis: Scrum Master, Product Owner e a Equipe de Desenvolvimento Scrum;
2. Os eventos: planejamento, stand-up diário, revisão de sprint e retrospectiva de sprint;
3. Os artefatos: lista de pendências de sprint, lista de pendências do produto, gráfico de burndown, log, etc;

Quando é decidido implementar o Scrum em um projeto ou produto, uma das primeiras coisas que deve-se entender é como as funções e papéis no Scrum são diferentes das funções tradicionais na execução de um projeto.

Apesar de existir apenas três papéis principais no Scrum, eles são utilizados popularmente nas divisões de hierarquias das empresas. Portanto, vamos ver como é dividido cada papel:

Product Owner (Dono do produto)

É o principal interessado do projeto – normalmente um cliente interno ou externo, ou até mesmo um porta-voz do cliente. Há, em todo o projeto, um único Product Owner que transmite a missão e visão geral do produto que a equipe está desenvolvendo.
As principais responsabilidades do Product Owner, são:

• Desenvolver a direção e estratégia para os produtos e serviços, incluindo metas de curto, médio e longo prazo;
• Ter acesso e fornecer o conhecimento amplo sobre o produto ou serviço que está sendo trabalhado;
• Compreender e repassar para a equipe de desenvolvimento as necessidades do projeto;
• Reunir, priorizar e gerenciar os requisitos do produto ou serviço;
• Trabalhar diariamente com a equipe de desenvolvimento para responder perguntas e tomar decisões;
• Aceitar ou rejeitar os recursos concluídos relacionados aos Sprints;
• Exibir as principais realizações da equipe de desenvolvimento ao final de cada Sprint;
• Responsável pelo Backlog do Produto;
• O papel do Product Owner requer uma visão comercial. O Product Owner será a voz do cliente dentro do projeto e precisa traduzir suas necessidades para o Scrum Master e para a Equipe de desenvolvimento.

Scrum Master

O Scrum Master deve ser o facilitador dentro do Time de Desenvolvimento. Como o Scrum é um framework que permite que uma equipe se auto-organize e faça alterações rapidamente, dentro dos princípios da metodologia ágil, o Scrum master gerencia todo o processo de troca de informações e conhecimento.

Sendo assim, o Scrum Master é responsável por:

• Ajudar a remover barreiras e proteger a equipe Scrum de interferências externas;
• Atuar como treinador, ajudando a equipe a seguir valores e práticas do Scrum;
• Promover uma cooperação entre a equipe do Time Scrum com as partes interessadas no projeto;
• Proteger a equipe das distrações da organização, mantendo-a com foco no projeto e produto final.

Equipe de Desenvolvimento (ou Time Scrum)

O Time de Desenvolvimento é um grupo multifuncional e auto-organizado, que conta com todas as habilidades necessárias para o desenvolvimento do projeto. Também é o time responsável por fornecer incrementos potencialmente entregáveis do produto a cada sprint, desde análises, design, desenvolvimento, teste e até a redação, variando de acordo com a área do projeto que o Scrum está sendo aplicado.

Apesar do termo “desenvolvimento” normalmente estar ligado a um time de desenvolvedores na programação e desenvolvimento de software, o Scrum amplia a definição do termo “desenvolvedor” para além de programadores, incluindo qualquer pessoa que participe da criação do produto de entrega no Sprint.

Não há cargos e outras divisões dentro da Equipe de Desenvolvimento. Por essa razão, ninguém, incluindo o Scrum Master, diz à Equipe de Desenvolvimento como transformar os itens do Backlog do produto em incrementos entregáveis no Sprint.

Algumas responsabilidades do Time Scrum, também chamado de Equipe de Desenvolvimento:

• As equipes deve ser auto-organizadas. Todos os integrantes da Equipe de Desenvolvimento devem gerenciar seus esforços para concluir a tarefa que lhe foi dada. No Scrum, não há líder de equipe ou gerente, por essa razão, todos devem estar comprometidos em realizar suas atividades com eficácia e contribuir para o sucesso da equipe. Se algum membro do time falha, todos falham na entrega ao final do Sprint;
• A equipe deve ser multifuncional, ou seja, possuir todo o conhecimento e habilidades necessárias para a conclusão da atividade. Um especialista pode ser necessário em alguns casos, porém servirá apenas como um treinador para transferir o conhecimento para equipe e preencher a necessidade de conhecimento específico.

Eventos Scrum

No conceito de Scrum, existem 5 eventos principais nos quais toda a equipe participa. A vantagem dessa estrutura de eventos é que ela é repetitiva, interativa e direta, com o objetivo de manter a equipe alinhada para produzir mais, melhor e em menos tempo. Conheça melhor as etapas do Scrum:

Sprint

Sprint é um período de tempo no qual um trabalho específico definido previamente é concluído e vai para revisão. Sprints normalmente levam de 2 a 4 semanas, mas podem ser menores.

Anteriormente, era definido como uma entrega aceitável um produto ou serviço final. Atualmente, o fim de um Sprint pode ser marcada pelo alcance de um objetivo definido.

No Sprint, é definido o objetivo e qualquer outra solicitação extra de atividades que inviabilize alcançar esse objetivo será colocada no backlog e incluída em próximos Sprints. Esse realmente é um desafio no desenvolvimento de um projeto, pois poderá haver influência do cliente, outras necessidades urgentes e emergências, afetando assim a entrega final.

Daily Scrum (ou Daily Stand-up)

O Stand-up Scrum é uma reunião rápida (por isso o nome Daily Stand-up, uma reunião “de pé” com a intenção de deixar claro que será uma reunião rápida), que não deve ultrapassar mais do que 15 minutos. Nessa reunião, cada membro expõe o progresso desde o último Daily Scrum, a atividade que está planejada antes do próximo encontro e qualquer barreira ou problema que possa impedir o progresso de sua tarefa.

Durante essa reunião, cada membro do time responderá a três perguntas principais:

1. O que fiz ontem para ajudar a equipe a atingir a meta do sprint?
2. O que farei hoje para ajudar a equipe a alcançar a meta do sprint?
3. Estou vendo alguma barreira à frente que poderá interferir na conclusão de minha meta do sprint?

A revisão do Sprint

Ao concluir um sprint, é necessário a revisão dele. Essa é a chance da equipe demonstrar um pouco às partes interessadas o trabalho realizado.

A reunião de revisão não deve demorar mais do que uma hora por semana. De acordo com o Guia Scrum, a revisão inclui os seguintes elementos:

• A equipe Scrum e principais partes interessadas participam da reunião;
• O Product Owner explica quais itens do Backlog do produto foram finalizados;
• A Equipe de Desenvolvimento discute o que ocorreu bem e quais problemas encontraram. E então, demonstram o trabalho que foi realizado durante o sprint;
• Todo o grupo contribui com sugestões de melhorias para o próximo sprint;
• É revisado como o mercado ou o uso do potencial produto podem ter mudado após esse sprint;
• Também é revisada a linha do tempo, orçamentos, recursos e o mercado para o próximo sprint.

Retrospectiva

A retrospectiva é onde toda a equipe faz uma análise crítica de si mesma, analisando ganhos e perdas durante o processo. O objetivo dessa retrospectiva é definir melhorias para o próximo sprint.

Essa é uma etapa fundamental para identificar ineficiências e definir otimizações e possíveis correções para próximas oportunidades.

Artefatos do Scrum

Os artefatos do Scrum são utilizados para verificar as atividades pendentes para a Equipe de Desenvolvimento e quais delas já estão sendo trabalhadas pela equipe. Existem muitos outros artefatos, mas vamos detalhar os principais:

Backlog do produto

O backlog do produto, ou product backlog, é o documento mais importante que descreve todos os requisitos de um sistema, projeto ou produto. A lista de dependências do produto pode ser vista como uma lista de tarefas a fazer, composta por itens de trabalho, dos quais produzem alguma entrega com de valor. Todos os itens da lista deve ser incluídos a pedido do Product Owner do produto.

Backlog do Sprint

O Backlog Sprint é uma lista específica de itens retirados do backlog do produto que devem ser entregues em um sprint.

Incremento

Já o incremento é a soma de todos os itens do backlog do produto que foram finalizados desde a última atualização. Embora seja de responsabilidade do Product Owner decidir quando um incremento será liberado para o cliente final, é de responsabilidade da equipe garantir que todos os itens do backlog do sprint estão no incremento.

O Scrum na prática

É muito comum as equipes iniciarem na utilização de ferramentas simples do Scrum, como quadro branco, post-its, planilhas para gerenciar o backlog do produto e o progresso dos itens do backlog, ou até ferramentas de gerenciamento de tarefas, como o Trello. Porém, escalar as práticas do Scrum para o resto da empresa é, certamente, o passo mais complicado.

Por fim, conscientize toda a organização sobre os benefícios dessa estrutura para obter um maior engajamento das equipes e maior qualidade na entrega final.

E na sua empresa? Já utilizam Scrum? Comente sobre a sua experiência com esse framework!

Referências:

https://www.scrumguides.org/docs/scrumguide/v2017/2017-Scrum-Guide-Portuguese-Brazilian.pdf

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